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會議策劃實施

 

會議實施組織機構:

本階段工作:與甲方溝通,根據招會情況,逐步完成各版塊策劃及實施方案。

 

常規板塊:

A:會場布置,及會議整體VI設計制作部分。

設計制作搭建主要分為:

    1:會場設施:

    需要條件:會場落實,會刊文字內容確定

    根據具體會場進行實地測量,獲得主要現場類施工項目設計尺寸,為甲方設計初步會場布置方案并逐漸完善最終確定。

    主要包括:背景板、簽到板、指示牌、易拉寶、X展架和其他特殊搭建項目。

    其他會場裝飾項目的設計:如汽球裝飾、拱門、條幅、彩旗、植物鮮花租擺

    2:其他平面類:

    主要包括:提袋,名錄,會刊,胸牌,桌牌,論文集等

    根據會議主題,與甲方溝通完成平面設計。完成相關內容的翻譯工作。打印小樣,確認后進行印刷。根據數量確定最合理的制作工藝:如傳統彩色印刷,數碼短版印刷等,在會議開始前XX天(建議10天)前完成所有印刷制作。

B:燈光音響同聲傳譯系統安裝

    根據會場大小,會場特點和會場提供哪些項目,支持和限制條件,確定我方實施項目。

    制定燈光音響方案AV系統方案需考慮到的綜合因素:與會場布置的協調性,會議發言人的多少和先后順序,提問環節,和同聲傳譯系統之間的配合。投影屏幕尺寸,安裝方式,頭影機所需要的亮度等.例如主席臺發言人如果是多名,并且提問環節主席臺發言人不離座的情況可以考慮安裝會議發言系統。

    同聲傳譯系統安裝方案制定

    根據會議人數,需要同聲傳譯語種數量(主會場和分論壇會有比較大的不同)制定最合理的同傳系統設備安裝方案。需要考慮的因素涉及語種,翻譯間安裝位置,天線布置數量位置,與音響系統合理連接等因素.

C:會議接待服務:

    接待人員構成:

    基于本次會議來賓眾多,國家眾多的特點,需要在花費和效果之間求得平衡,因此建議采用以聯合譯通提供的部分專業禮儀接待人員、禮儀翻譯人員為核心+ 志愿者模式。

    根據甲方要求設計詳細人員方案:禮儀接待小姐,禮儀翻譯,陪同翻譯人員

    禮儀小姐要求:外形靚麗有親和力,根據會議主題合理統一著裝。態度熱情大方,工作熟練。

    1:機場接機:

    根據來賓到達的航班表安排工作人員,著裝印有大會主題LOGO的服裝、接機牌迎接賓客并引領至VIP貴賓接機班車。

    2:來賓引領:

    在會場大門口,通往會場的通道,安排普通禮儀小姐與禮儀翻譯進行迎賓,禮儀翻譯負責外國賓客的引領。可根據來賓中外國賓客的比例來確定禮儀翻譯的比例,一般每3-4名禮儀小姐中安排一名禮儀翻譯。

    3:來賓簽到:

    根據甲方需要分為一個或幾個簽到處,如嘉賓簽到處,VIP簽到處,媒體簽到處等,設立簽到背景板與簽到臺,配備全套簽到用品。并制訂最富效率的來賓識別,物品發放和簽到方案.

    禮儀小姐根據最終確定的簽到方案負責簽到,發放胸牌(吊牌),紀念品,為貴賓配戴嘉賓胸花等。簽到后根據具體方案由會場內禮儀小姐負責引領到相應活動區域。

D:同聲傳譯:   

    1:根據會議內容選擇最合理的同聲傳譯員組合。為保證翻譯質量,請盡量壓縮外語語種數量。

    原因:同聲傳譯員是需要大量會議同傳翻譯經驗才能培養的出真正的同傳,因此小語種并不存在真正意義的同傳人員。

    2:整理會議發言資料和術語表,由同傳人員預先熟悉資料及術語

    同傳人員及交替翻譯陪同人員方案根據會議主題,專業難度和角色定位確定合適人選。

E:其他活動服務

    1:會議期間活動旅游用車服務

    2:如簽約,頒獎,開幕式展示等根據具體情況制定禮儀,模特,演藝方案.

F:攝影攝像服務

    大型會議攝影攝像是非常重要的一個環節,好的攝影攝像作品不但起到記錄作用,還為今后的宣傳展示留下寶貴的原始素材。我公司提供專業央視級攝影攝像服務,所使用機型均為頂尖專業產品,技師經驗豐富,機器上有中央電視臺臺標。根據具體流程和會場分布圖制定攝影攝像方案

    主要包括:

    1、機位分布和各機職責(如有的全程記錄,有的抓重點片段)

    2、游動機位的布置

    3、后期制作方案的確定

    4、同步錄音的方案確定等

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